Müşteri : Fringe İstanbul

Tarih: 2019

Hizmetler: Operasyon Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi

Website:www.fringeistanbul.com

Durum Tespiti

  • Etkinliğe bütün başvurular email üzerinden yapılıyordu
  • Başvuruları değerlendiren birden fazla kişi, tek bir email adresine gelen başvuruları yönetirken zorlanıyorlardı
  • Hangi başvuruya kimin ne cevap verdiği takip edilemiyordu
  • Başvuruları ekip dışından kişilere iletirken zorluk yaşanıyordu
  • Başvuruların durumlarını maildeki etiketler ile yönetmeye çalışıyorlardı
  • Yandex üzerinden kurumsal altyapısı olan bir mail sistemi arayışındalardı

Geliştirmeler

  • Zoho Mail ile çalışanlara kurumsal mail adresleri temin edildi
  • Freshdesk ticket sistemi başvuruları yönetecekleri sistem olarak konumlandırıldı
  • Sitedeki başvuru formu Freshdesk ile entegre edildi
  • Bütün ekip üyelerine Freshdesk hesabı sağlandı

Favori Özellikler

  • Her bir başvurunun durumunu belirleyebilme (onay bekliyor, onaylandı, reddedildi)
  • Farklı ekip üyeleri Freshdesk’ten cevap verirken karşıya tek bir kurumsal mail olarak görünmesi
  • Başvurular ile ilgili notlar tutulabilmesi ve farklı alanlarda segmentasyon yapılabilmesi

fringe istanbul

Firma Hakkında

İlk olarak 1947’de, o zamanki Edinburgh International Festival’e davetsiz misafir olarak katılan ve festival programında yer almamalarına rağmen gösterilerini ‘‘bir kenarda’’ sergileyen 8 ekip ile başlayan fringe topluluğu giderek büyür. 

Bugün, Fringe festivalleri her yıl dünya çapında 170 bin sanatçıyı, 250 farklı yerde, 60 bin etkinlikte, 19 milyon seyirciyle buluşturuyor. Her şehirde farklı ölçek ve formlarda düzenlenen fringe festivalleri genellikle alternatif ve yenilikçi işler üreten genç sanatçılara işlerini uluslararası bir platformda sergileme fırsatı sunuyor.

Proje Hakkında

Fringe İstanbul ekibi festivale katılmak isteyen sanatçıların yolladığı başvuru mesajlarını takip etmekte zorlanıyordu. Tek bir e-mail adresine gelen başvuruları yönetmek ve cevap verecek kişiye atamak, aynı başvuruya birden fazla cevap verilmesini önlemek ve bütün bu işleri yönetmek gereğinden fazla vakit alıyordu. Ayrıca çalışanların kurumsal mail adresleri yoktu, bu yönde de bir mail sistemi arayış vardı.

Fringe İstanbul bu sorunlarının çözümünü Freshdesk’te buldu. Verdiğimiz danışmanlık sonucu, web sitelerindeki forma gelen başvurular, Freshdesk sistemi içerisinde anında bilet olarak görüntülenebilir hale geldi. Bu şekilde başvuru ve talepler daha kolay ve etkili biçimde yönetilmeye başlandı.

Freshdesk’in devrim yaratan “Akıllı destek talebi atama” özelliğiyle biletler beceri ve müsaitlik durumuna göre ilgili çalışana kolayca atanabilir hale geldi. İlgili kişi söz konusu grup veya sanatçının takibini yaparken aynı zamanda başvuru durumunu da takip edip belirleyebilirdi.

Freshdesk’in yönlendirme özelliği ise iletişime hız kattı ve daha etkin bir çalışma ortamı yarattı. Bu özellik sayesinde başvuru ekip dışında bir çalışana yönlendirildikten sonra, yine Freshdesk’in diğer özelliklerinden yararlanarak başvurunun değerlendirmesini sistem içerisine veri olarak girilmesi ve başvuruyu yapan sanatçıya yine sistem üzerinden e-posta gönderilmesi sağlandı. 

Tüm bu gelişmelerin yanı sıra, Freshdesk üzerinden çeşitli çalışanlar işleyişle ilgili mailleri başvuru sahiplerine gönderdiklerinde, karşı tarafta bu mail adresi tek bir kurumsal mail olarak gözükür hale geldi. Ayrıca Zoho Mail kullanılarak bütün çalışanlara kurumsal mail adresleri temin edildi. Bu şekilde festivale daha kurumsal bir görünüm kazandırıldı.

Eğer siz de kendi firmanızda işlerinizi daha hızlı halletmek, daha doğru yönetip yetkili çalışanlara atamalar yapabilmek ve firmanızın kurumsal görünüşüne değer katmak istiyorsanız, Freshworks ve Zoho uzmanlarımızdan oluşan ekibimizle buradan iletişime geçebilirsiniz. 

[email protected] adresine e-posta gönderebilirsiniz.